Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem im Rechnungslegungsprozess
Im Rahmen des laufenden Solvency-II-Projektes wird zurzeit an der Dokumentation des Jahresabschlusserstellungsprozesses gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen gearbeitet. Dabei wurde die Zusammenfassung der wesentlichen Kontrollen sowie die Darstellung der Verknüpfung des Prozesses und der Kontrollen mit den im Rahmen des Risikomanagements identifizierten Risiken erhoben.
Die so dokumentierten Kontrollen werden im Prozessablauf angewendet, um sicherzustellen, dass mögliche Fehler in der Berichterstattung vermieden bzw. erkannt und korrigiert werden.
Ziele des Jahresabschlussprozesses sind:
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Vollständigkeit: Alle Geschäftsfälle der Berichtsperiode werden vollständig erfasst.
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Bestand: Alle bilanzierten Aktiva und Passiva sind am Abschlussstichtag vorhanden.
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Genauigkeit: Alle bilanzierten Geschäftsfälle betreffen den Zeitraum, auf den sich der Abschluss bezieht.
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Bewertung: Alle Aktiva und Passiva bzw. Erträge und Aufwendungen wurden mit den ihnen nach den Rechnungslegungsvorschriften beizulegenden Werten erfasst.
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Eigentum: Es erfolgt der ordnungsmäßige Ausweis von Rechten und Verpflichtungen.
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Ausweis: Sämtliche Abschlussposten sind richtig dargestellt und offengelegt.
Der Abschlussprozess umfasst die Zusammenführung aller Daten aus dem Rechnungswesen sowie der vorgelagerten Prozesse zum Jahresabschluss.
Der Konzern hat ein internes Berichtswesen der in den Konzernabschluss einbezogenen Tochterunternehmen eingerichtet. Die implementierten Abläufe und Kontrollen stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten erfasst und verarbeitet werden.
Zusätzlich wird im Rahmen der Prüfungstätigkeit der Abschlussprüfer regelmäßig die Funktionsfähigkeit der rechnungslegungsbezogenen Internen Kontrollsysteme der Konzerngesellschaften beurteilt. Über die Ergebnisse wird dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates berichtet.
Angaben gemäß § 267 Abs 3a in Verbindung mit § 243a UGB
1. Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 132.887.468,20. Es ist eingeteilt in 128.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht, wobei jede Stückaktie am Grundkapital in gleichem Umfang beteiligt ist.
2. Dem Vorstand sind keine Beschränkungen, die Stimmrechte oder die Übertragung von Aktien betreffen, bekannt.
3. Der Wiener Städtische Versicherungsverein hält (direkt oder indirekt) insgesamt rund 70% des Grundkapitals.
4. Es gibt keine Aktien mit besonderen Kontrollrechten; hinsichtlich Rechte des Aktionärs Wiener Städtische Versicherungsverein siehe Punkt 6.
5. Arbeitnehmer, die im Besitz von Aktien sind, üben bei der Hauptversammlung ihr Stimmrecht unmittelbar aus.
6. Der Vorstand muss aus mindestens drei und darf aus höchstens sieben Personen bestehen. Dem Aufsichtsrat gehören drei, höchstens zehn Mitglieder (Kapitalvertreter) an. Der Aktionär Wiener Städtische Versicherungsverein ist berechtigt, bis zu einem Drittel der Mitglieder in den Aufsichtsrat zu entsenden, sobald und solange er an der Gesellschaft nicht mehr als 50% der stimmberechtigten Aktien hält. Sofern das Gesetz nicht zwingend eine andere Mehrheit vorschreibt, beschließt die Hauptversammlung mit einfacher Mehrheit.
7. a) Der Vorstand ist bis längstens 28. Juni 2015 ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft – allenfalls in mehreren Tranchen – um Nominale EUR 66.443.734,10 durch Ausgabe von 64.000.000 auf Namen oder Inhaber lautende Stückaktien gegen Bar- oder Sacheinlage zu erhöhen. Über den Inhalt der Aktienrechte, den Ausschluss der Bezugsrechte und die sonstigen Bedingungen der Aktienausgabe entscheidet der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates. Dabei können auch Vorzugsaktien ohne Stimmrecht ausgegeben werden, die den Rechten aus bereits bestehenden Vorzugsaktien gleichstehen. Die Ausgabepreise von Stamm- und Vorzugsaktien können verschieden hoch sein.
b) Der Vorstand wurde von der Hauptversammlung am 29. Juni 2010 ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates bis zum 28. Juni 2015 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Wandelschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 2.000.000.000,00, auch unter Ausschluss der Bezugsrechte, auszugeben und den Inhabern von Wandelschuldverschreibungen Wandlungsrechte auf bis zu 30.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht nach Maßgabe der vom Vorstand festzulegenden Wandelschuldverschreibungsbedingungen zu gewähren.
c) Das Grundkapital ist demnach gemäß § 159 Abs. 2 Z 1 AktG um bis zu EUR 31.145.500,36 durch Ausgabe von bis zu 30.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit Stimmrecht bedingt erhöht. Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, als Inhaber von auf der Grundlage des Hauptversammlungsbeschlusses vom 29. Juni 2010 ausgegebenen Wandelschuldverschreibungen von dem ihnen eingeräumten Bezugs- oder Umtauschrecht Gebrauch machen. Im Geschäftsjahr 2012 hat der Vorstand keinen Beschluss über die Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen auf Grundlage der am 29. Juni 2010 erteilten Ermächtigung gefasst.
d) Der Vorstand wurde von der Hauptversammlung am 29. Juni 2010 weiters ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Gewinnschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 2.000.000.000,00, auch unter Ausschluss der Bezugsrechte, auszugeben. Im Geschäftsjahr 2012 hat der Vorstand auf Grundlage dieser Ermächtigung keinen Beschluss über die Ausgabe von Gewinnschuldverschreibungen gefasst.
Zum 31. Dezember 2012 besteht keine aufrechte Ermächtigung des Vorstandes gemäß § 65 AktG (Erwerb eigener Aktien) und die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
8. Es bestehen zum 31. Dezember 2012 keine bedeutenden Vereinbarungen, an denen die Gesellschaft beteiligt ist, die bei einem Kontrollwechsel in der Gesellschaft in Folge eines Übernahmeangebotes wirksam werden, sich ändern oder enden, insbesondere keine, welche den Bestand an Beteiligungen an Versicherungsunternehmen berühren. Bestehende Vereinbarungen, die bei einem Kontrollwechsel in der Gesellschaft in Folge eines Übernahmeangebotes wirksam werden, betreffen Beteiligungen an sonstigen (Nicht-Versicherungs-)Unternehmen.
9. Entschädigungsvereinbarungen zwischen der Gesellschaft und ihren Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern oder Arbeitnehmern für den Fall eines öffentlichen Übernahmeangebotes bestehen nicht.
