Vorstand
Der Vorstand berät in grundsätzlich wöchentlichen Sitzungen den aktuellen Geschäftsverlauf, trifft im Rahmen dieser Sitzungen die notwendigen Entscheidungen und fasst die erforderlichen Beschlüsse. Die Mitglieder des Vorstandes befinden sich in ständigem gegenseitigen Informationsaustausch untereinander und mit den jeweils zuständigen Abteilungsverantwortlichen.
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat wird in all jenen Angelegenheiten tätig, die in Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrates definiert sind. Um die Wirksamkeit und Effizienz seiner Tätigkeiten und seiner Arbeitsweise sicherzustellen, überprüft der Aufsichtsrat seine Arbeitsweise regelmäßig, zumindestens aber einmal im Jahr, im Rahmen einer Selbstevaluierung. Diese Selbstevaluierung hat bislang immer ergeben, dass die geübte Praxis den Anforderungen des Aktiengesetzes und des Österreichischen Corporate Governance Kodex entspricht und dass die Organisation und Arbeitsweise des Aufsichtsrates der Geschäftstätigkeit und dem Geschäftsumfang der Gesellschaft und des gesamten Konzerns gerecht wird und in zufriedenstellender Weise effizient ist. Wünsche und Anmerkungen, die von einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern im Rahmen dieser Selbstevaluierung eingebracht werden, werden berücksichtigt.
Der Aufsichtsrat prüft regelmäßig und überwacht laufend sowohl als Ganzes als auch durch seine Ausschüsse sowie durch seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter die Geschäftsführung der Gesellschaft. Diesem Zweck dienen ausführliche Darstellungen und Erörterungen im Rahmen der Aufsichtsrats- und Aufsichtsratsausschuss-Sitzungen sowie wiederholte Besprechungen insbesondere des Präsidiums des Aufsichtsrates mit den Mitgliedern des Vorstandes, welche anhand von geeigneten Unterlagen umfassende Erklärungen und Nachweise über die Geschäftsführung und die Finanzlage der Gesellschaft und des Konzerns erteilen. In den Aufsichtsratssitzungen und den Gesprächen mit dem Vorstand werden auch die Strategie, die Geschäftsentwicklung, das Risikomanagement, das Interne Kontrollsystem sowie die Tätigkeit der Internen Revision des Unternehmens diskutiert. Zur Diskussion von Grundsatzfragen und zur Festlegung der langfristigen Konzernstrategie hält der Aufsichtsrat unter Beiziehung des Vorstandes Aufsichtsratsklausuren ab.
Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss führen auch direkte Gespräche mit dem Abschluss- und Konzernabschlussprüfer, um sich über den Rechnungslegungsprozess und den Fortschritt der Prüfungstätigkeit zu erkundigen und zu hinterfragen, ob im Rahmen der Prüfung wesentliche Feststellungen gemacht wurden. Den Mitgliedern des Prüfungsausschusses wurde dabei auch die Gelegenheit eingeräumt, sich mit dem (Konzern-)Abschlussprüfer ohne Beisein des Vorstandes auszutauschen. Im Rahmen der Sitzungen zum Jahres- und Konzernabschluss werden sowohl im Prüfungsausschuss als auch im Gesamtaufsichtsrat die Prüfungsberichte gemeinsam mit den Prüfungsleitern eingehend diskutiert und erörtert.
Weiters holt der Aufsichtsrat quartalsweise einen Bericht der Internen Revision ein und lässt sich bei Bedarf vom Leiter der Internen Revision einzelne Themen und Prüfungsschwerpunkte im Detail erörtern. Der jährliche Revisionsplan wird dem Aufsichtsrat vorgelegt. Mindestens einmal jährlich erklärt der Vorstand dem Aufsichtsrat die Organisation und Wirkungsweise des Risikomanagements und Internen Kontrollsystems und legt dem Aufsichtsrat einen diesbezüglichen schriftlichen Bericht vor, sodass sich dieser von der Effizienz der eingerichteten Systeme überzeugen kann. Ergänzend dazu werden im Prüfungsausschuss der Bericht und die Beurteilung des (Konzern-) Abschlussprüfers betreffend die Funktionsfähigkeit des Risikomanagements behandelt und im Aufsichtsrat darüber berichtet.
Mindestens einmal jährlich stellt der Vorstand dem Aufsichtsrat die im Konzern getroffenen Vorkehrungen zur Bekämpfung von Korruption dar und der Aufsichtsrat bespricht diese Maßnahmen.
Bei der Vorbereitung von Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung in Bezug auf die Wahl von neuen Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigt der Aufsichtsrat die vom Gesetz und dem Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen Voraussetzungen, die ein Mitglied des Aufsichtsrates erfüllen und einhalten muss. Dabei wird insbesondere auch darauf geachtet, dass im Hinblick auf die Vertretung beider Geschlechter und die Altersstruktur sowie auf die Internationalität der Mitglieder die Aspekte der Diversität angemessen berücksichtigt werden.
Auch bei der Vorbereitung des Wahlvorschlages an die Hauptversammlung betreffend den (Konzern-)Abschlussprüfer achten der Prüfungsausschuss und der Aufsichtsrat streng darauf, dass alle vom Gesetz und Österreichischen Corporate Governance Kodex vorgegebenen Voraussetzungen und Bedingungen voll erfüllt sind. Darüber hinaus lässt sich der Aufsichtsrat nach Abschluss der Konzernabschlussprüfung eine Aufstellung vorlegen, aus der die gesamten Aufwendungen für die Prüfungen in sämtlichen Konzerngesellschaften ersichtlich sind. Diese Aufstellung ist gesondert nach Aufwendungen für den Konzernabschlussprüfer, für Mitglieder des Netzwerkes, dem der Konzernabschlussprüfer angehört und für andere im Konzern tätige Abschlussprüfer gegliedert.
Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte vier Ausschüsse (Ausschuss für dringende Angelegenheiten (Arbeitsausschuss), Prüfungsausschuss (Bilanzausschuss), Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Vergütungsausschuss) und Strategieausschuss) gebildet. Detaillierte Angaben dazu sind im Kapitel „Die Ausschüsse des Aufsichtsrates“ angeführt.
