Vorstand
Entsprechend der Geschäftsordnung des Vorstandes hat der Vorstand zwei Vorstandsausschüsse eingesetzt, die sich einerseits mit Konzernfragen (Vienna Insurance Group) und andererseits mit der Führung der Wiener Städtischen in Österreich (Wiener Städtische Österreich) befassen.
Der Vorstand berät in zumindest wöchentlichen Sitzungen den aktuellen Geschäftsverlauf, trifft im Rahmen dieser Sitzungen die notwendigen Entscheidungen und fasst die erforderlichen Beschlüsse. Die Mitglieder des Vorstandes befinden sich in ständigem gegenseitigem Informationsaustausch untereinander und mit den jeweils zuständigen Abteilungsverantwortlichen. Bei der Führung des Konzerns wird der Vorstand durch die Konzernleitung unterstützt, die neben den Mitgliedern des Vorstandes ausgewählte Vertreter von Konzerngesellschaften in Österreich und CEE umfasst.
Für wichtige Konzernfragen steht dem Vorstand das Senior Advisory Board beratend zur Seite, das sich aus in der Leitung des Konzerns bzw. von Konzerngesellschaften erfahrenen Personen zusammensetzt. Für die Unterstützung des Vorstandes bei der Geschäftsführung in Österreich wurde die erweiterte Geschäftsleitung eingerichtet, welche neben den Mitgliedern des Vorstandes die Abteilungsleiter der wesentlichen Bereiche des operativen Versicherungsgeschäftes in Österreich umfasst.
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat prüft sowohl als Ganzes als auch durch seine Ausschüsse sowie durch seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter regelmäßig die Geschäftsführung der Gesellschaft. Diesem Zweck dienen ausführliche Darstellungen und Erörterungen im Rahmen der Aufsichtsrats- und Aufsichtsratsausschuss-Sitzungen sowie wiederholte Besprechungen insbesondere des Präsidiums des Aufsichtsrates mit den Mitgliedern des Vorstandes, welche anhand von geeigneten Unterlagen umfassende Erklärungen und Nachweise über die Geschäftsführung und die Finanzlage der Gesellschaft und des Konzerns erteilen. In den Aufsichtsratssitzungen und den Gesprächen mit dem Vorstand werden auch die Strategie, die Geschäftsentwicklung, das Risikomanagement, das Interne Kontrollsystem sowie die Tätigkeit der Internen Revision des Unternehmens diskutiert.
Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss führen auch direkte Gespräche mit dem Abschluss- und Konzernabschlussprüfer, um sich über den Rechnungslegungsprozess und den Fortschritt der Prüfungstätigkeit zu erkundigen und zu hinterfragen, ob im Rahmen der Prüfung wesentliche Feststellungen gemacht wurden. Im Rahmen der Sitzungen zum Jahres- und Konzernabschluss werden die Prüfungsberichte gemeinsam mit den Prüfungsleitern eingehend diskutiert und erörtert. Weiters holt der Aufsichtsrat quartalsweise einen Bericht der internen Revision ein und lässt sich vom Vorstand die Organisation und Wirkungsweise des Risikomanagements und Internen Kontrollsystems erklären.
Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte vier Ausschüsse (Ausschuss für dringliche Angelegenheiten (Arbeitsausschuss), Prüfungsausschuss (Bilanzausschuss), Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Vergütungsausschuss) und Strategieausschuss gebildet. Detaillierte Angaben dazu sind im Kapitel „Die Ausschüsse des Aufsichtsrates“ angeführt.
Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates sowie seiner Ausschüsse
Im Jahr 2009 fanden eine ordentliche Hauptversammlung und fünf Aufsichtsratssitzungen statt. Weiters wurden vier Sitzungen des Prüfungsausschusses abgehalten. Der Ausschuss für die Entscheidung von dringenden Angelegenheiten hat eine Sitzung abgehalten und wurde darüber hinaus schriftlich in acht Angelegenheiten kontaktiert. Über alle in diesen Ausschüssen gefassten Beschlüsse wurde dem Aufsichtsrat jeweils in der darauf folgenden Aufsichtsratssitzung berichtet. Im Jahr 2009 wurden außerdem drei Sitzungen des Ausschusses für Vorstandsangelegenheiten abgehalten. Kein Mitglied des Aufsichtsrates war weniger als die Hälfte der Aufsichtsratssitzungen anwesend.
Vergleich mit 2008