Vorstand
Der Vorstand berät in zumindest wöchentlichen Sitzungen den aktuellen Geschäftsverlauf, trifft im Rahmen dieser Sitzungen die notwendigen Entscheidungen und fasst die erforderlichen Beschlüsse. Die Mitglieder des Vorstands befinden sich in ständigem gegenseitigem Informationsaustausch untereinander und mit den jeweils zuständigen Abteilungsverantwortlichen. Bei der Führung des Konzerns wird der Vorstand durch die Konzernleitung unterstützt, die neben den Mitgliedern des Vorstandes ausgewählte Vorstandsmitglieder der Konzerngesellschaften in Österreich und CEE umfasst. Für wichtige Konzernfragen steht dem Vorstand das Senior Advisory Board beratend zur Seite, das sich aus in der Leitung des Konzerns bzw. von Konzerngesellschaften erfahrenen Personen zusammensetzt. Für die Unterstützung des Vorstandes bei der Geschäftsführung in Österreich wurde die erweiterte Geschäftsleitung eingerichtet, welche neben den Mitgliedern des Vorstands die Abteilungsleiter der wesentlichen Bereiche des operativen Versicherungsgeschäftes in Österreich umfasst.
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates eine neue Geschäftsordnung ausgearbeitet, die die Einrichtung von zwei Vorstandsausschüssen vorsieht, die sich einerseits mit Konzernfragen (Vienna Insurance Group) und andererseits mit der Führung der Wiener Städtischen in Österreich (Wiener Städtische Österreich) befassen werden. Das Inkrafttreten der neuen Geschäftsordnung und damit die Einsetzung der vorgesehenen Ausschüsse ist aufschiebend bedingt mit Inkrafttreten der Satzungsänderung, die eine erhöhte Anzahl an Vorstandsmitgliedern vorsieht. Die Satzungsänderung wird der Hauptversammlung 24. April 2009 zur Beschlussfassung vorgelegt.
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat prüft sowohl als Ganzes als auch regelmäßig durch seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter die Geschäftsführung der Gesellschaft. Diesem Zweck dienen ausführliche Darstellungen und Erörterungen im Rahmen der Aufsichtsrats- und Aufsichtsratsausschuss-Sitzungen sowie wiederholte Besprechungen insbesondere des Präsidiums des Aufsichtsrates mit den Mitgliedern des Vorstandes, welche anhand von geeigneten Unterlagen umfassende Erklärungen und Nachweise über die Geschäftsführung und die Finanzlage der Gesellschaft und des Konzerns erteilen. In den Aufsichtsratssitzungen und den Gesprächen mit dem Vorstand werden auch die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens diskutiert.
Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss führen auch direkte Gespräch mit dem Abschluss- und Konzernabschlussprüfer, um sich über den Rechnungslegungsprozess und den Fortschritt der Prüfungstätigkeit zu erkundigen und zu hinterfragen, ob im Rahmen der Prüfung wesentliche Feststellungen gemacht wurden. Im Rahmen der Sitzungen zum Jahres- und Konzernabschluss werden die Prüfungsberichte gemeinsam mit den Prüfungsleitern eingehend diskutiert und erörtert. Weiters holt der Aufsichtsrat quartalsweise einen Bericht der internen Revision ein und lässt sich vom Vorstand die Organisation und Wirkungsweise des Risikomanagements und Internen Kontrollsystems erklären
Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte vier Ausschüsse (Ausschuss für dringliche Angelegenheiten (Arbeitsausschuss), Prüfungsausschuss (Bilanzausschuss), Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Vergütungsausschuss) und Strategieausschuss) gebildet. Detaillierte Angaben dazu sind im Kapitel „Die Ausschüsse des Aufsichtsrates“ angeführt.
Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates sowie seiner Ausschüsse
Im Jahr 2008 fanden eine ordentliche Hauptversammlung und vier Aufsichtsratssitzungen statt. Weiters wurden zwei Sitzungen des Prüfungsausschusses abgehalten. Der Ausschuss für die Entscheidung von dringenden Angelegenheiten hat vier Sitzungen abgehalten und wurde darüber hinaus schriftlich in zehn Angelegenheiten kontaktiert. Über alle in diesen Ausschüssen gefassten Beschlüsse wurde dem Aufsichtsrat jeweils in der darauf folgenden Aufsichtsratssitzung berichtet. Im Jahr 2008 wurden außerdem vier Sitzungen des Ausschusses für Vorstandsangelegenheiten abgehalten. Kein Mitglied des Aufsichtsrates war weniger als die Hälfte der Aufsichtsratssitzungen anwesend.
